Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa
w CSVK  Sp. z o.o. 
(dalej: Regulamin)

Preambuła

1. CSVK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Krakowie, (dalej: „CSVK Sp. z o. o.”), przykłada szczególną wagę do zapewnienia przestrzegania prawa, uszanowania obowiązujących standardów rynkowym, przestrzegania procedur wewnętrznych zapewniających rzetelność działania, a także przestrzeganie standardów rynkowych oraz zasad etycznego działania.
2. Sygnaliści, tzn. osoby, które zgłaszają informacje na temat naruszeń obowiązujących norm postępowania odgrywają istotną rolę w zapewnieniu działania CSVK  Sp. z o.o. zgodnego z prawem, najlepszymi standardami oraz zasadami etyki, gdyż dostarczane przez nich informacje pozwalają minimalizować szkodliwe skutki nielegalnych i nieetycznych działań osób naruszających normy prawa oraz obowiązujące standardy rynkowe lub zasady etyczne.

CZĘŚĆ OGÓLNA

I. Zagadnienia wstępne
Podstawy prawne
§ 1.

Regulamin został sporządzony w oparciu o przepisy:

1. Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928);
2. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Definicje
§2

1. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
   1. Pracodawca – CSVK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Zamoyskiego 81/11, 30-519 Kraków, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001025437, REGON: 366059372, NIP: 6762518282, , kapitał zakładowy: 542 100,00 zł (dalej również: CSVK Sp. z o.o.)
   2. Członek Zarządu – oznacza Prezesa Zarządu lub Członka Zarządu CSVK Sp. z o.o. zgodnie z reprezentacją wynikającą z wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym.
   3. Działanie następcze – działanie podjęte przez CSVK Sp. z o.o. lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowanych w tym zakresie działań i czynności;
   4. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym wszczynanie uciążliwych postępowań przeciwko sygnaliście;
   5. Informacja o naruszeniu prawa – informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w CSVK  Sp. z o.o., w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
   6. Informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
   7. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia w CSVK Sp. z o.o. funkcji lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informację  o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
   8. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana;
   9. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą;
   10. Osoba powiązana ze zgłaszającym – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;
   11. Naruszenie – naruszeniem prawa w kontekście niniejszego Regulaminu jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące sytuacji szczegółowo opisanych w § 6 Regulaminu;
   12. Podmiot prawny – podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
   13. Podmiot prywatny – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub CSVK  Sp. z o.o.
   14. Postępowanie prawne – postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności: karnego, cywilnego, dyscyplinarnego, o naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego;
   15. Raport końcowy –  raport podsumowujący działania podjęte w ramach niniejszego Regulaminu w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz jego weryfikacji; raport przekazywany jest Członkowi Zarządu lub Wspólnikowi CSVK  Sp. z o.o.;
   16. Specjalny, niezależny i autonomiczny kanał komunikacji – kanał służący do składania naruszeń w ramach niniejszego Regulaminu, który spełnia następujące cechy:
       1. został zaprojektowany i ustanowiony oraz jest obsługiwany w sposób zapewniający kompletność, integralność i poufność informacji oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym pracownikom;
       2. pozwala na przechowywanie informacji w sposób trwały, aby umożliwić prowadzenie dalszego postępowania wyjaśniającego.
   17. Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
   18. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928);
   19. Członek Załogi - osoba fizyczna wykonująca pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia w CSVK  Sp. z o.o. funkcji lub na jego rzecz.
   20. Zespół Przyjmujący Zgłoszenie (dalej również: Zespół) – osoby upoważnione, spośród Członków Załogi, do przyjmowania zgłoszeń, rozpatrywania ich i weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz przekazywania osobie zgłaszającej (sygnaliście) informacji zwrotnej, dotyczącej zgłoszenia;
   21. Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie przekazane zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Regulaminie;
   22. Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

II. Cel i zakres Regulaminu
Cele Regulaminu
§3

1. Niniejszy „Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa w CSVK  Sp. z o.o., zwany dalej „Regulaminem”, ma na celu:
   1. Wypełnienie zobowiązań, jakie nakłada na CSVK  Sp. z o.o. Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), w zakresie jej wdrożenia;
   2. Podział zadań oraz przypisanie odpowiedzialności, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za odbieranie zgłoszeń w ramach niniejszego Regulaminu, z uwzględnieniem przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu;
   3. Uregulowanie procedur dokonywania zgłoszenia naruszeń przez sygnalistów, w tym w zakresie dokonywania zgłoszeń anonimowo,
   4. Ustalenia procedury na potrzeby działań następczych, w tym podejmowanych na skutek odebrania od sygnalisty zgłoszenia naruszenia, jak również weryfikacji zgłoszenia naruszenia oraz sposobu koordynacji tych działań;
   5. Wdrożenie w ramach Regulaminu zasad zapewniających zachowanie poufności sygnaliście, a także poufność innych osób, których zostaną ujawnione w ramach wykonania przez obowiązków wynikających z Ustawy;
   6. Określenie sposobu ochrony danych osobowych sygnalisty dokonującego zgłoszenia, osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, oraz innych osób, których dane zostaną ujawnione w ramach wykonania obowiązków wskazanych w Regulaminie - zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej „RODO”;
   7. Wskazanie sposobu ochrony sygnalisty, a także innych osób, które mogą doznać niesprawiedliwego traktowania, na skutek zgłoszenia - zapewniającego co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
   8. Zasady raportowania.

Zakres Regulaminu
§4

1. Regulamin określa w szczególności:
   1. Wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej CSVK  Sp. z o.o., lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez CSVK  Sp. z o.o. do przyjmowania zgłoszeń;
   2. Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;
   3. Bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej CSVK  Sp. z o.o., upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej (funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez CSVK  Sp. z o.o. do przyjmowania zgłoszeń, jeżeli zapewniają bezstronność (Zespół Przyjmujący Zgłoszenie);
   4. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
   5. Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
   6. Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenie;
   7. Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 powyżej – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
   8. Zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
2. Regulaminu nie stosuje się do informacji objętych:
   1. Przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
   2. Postępowania karnego.

III. Sygnaliści i Naruszenia prawa
§5

1. Sygnalistami – w rozumieniu niniejszego Regulaminu – są osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
   1. Pracownicy CSVK  Sp. z o.o.;
   2. Osoby świadczące na rzecz CSVK  Sp. z o.o. pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   3. Przedsiębiorcy, którzy podpisali z CSVK  Sp. z o.o. umowę;
   4. Prokurenci;
   5. Wspólnicy CSVK  Sp. z o.o.;
   6. Członkowie Zarządu CSVK  Sp. z o.o.
   7. Osoby świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
   8. Stażyści, wolontariusze lub praktykanci.
2. Niniejszy Regulamin ma zastosowanie także do osób fizycznych zgłaszających naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług albo dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek już ustał.
3. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym Regulaminie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem zaistnienia obu okoliczności wskazanych poniżej łącznie:
   1. Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, oraz
   2. Informacja będąca przedmiotem zgłoszenia stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Przepisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio do:
   1. Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, oraz/lub
   2. Osoby powiązanej z sygnalistą.
5. Zasady określone w niniejszym Regulaminie stosuje się odpowiednio do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej lub powiązanej ze zgłaszającym, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
6. Przepisów Ustawy oraz zasad wskazanych w Regulaminie nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Naruszenia prawa
§6

Naruszeniem prawa w kontekście niniejszej Regulaminu oraz przepisów Ustawy jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. 1. korupcji;
   2. zamówień publicznych;
   3. usług, produktów i rynków finansowych;
   4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
   6. bezpieczeństwa transportu;
   7. ochrony środowiska;
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
   11. zdrowia publicznego;
   12. ochrony konsumentów;
   13. ochrony prywatności i danych osobowych;
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz UE;
   16. rynku wewnętrznego UE, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
   17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16

IV. Obowiązki CSVK Sp. z o.o. oraz pracowników

Obowiązki CSVK  Sp. z o.o.
§7

1. CSVK  Sp. z o.o. jest zobowiązana do przeciwdziałania działaniom odwetowym i reagowania na takie działania stosowane wobec osoby zgłaszającej, w tym przede wszystkim działaniom o charakterze dyskryminacji, mobbingu oraz innych zachowań zakazanych lub odwetowych, o których mowa w § 10 niniejszego Regulaminu.
2. CSVK  Sp. z o.o. prowadzi politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o zasadach opisanych w Regulaminie oraz funkcjonowaniu instytucji i zasad w nim określonych.
3. CSVK  Sp. z o.o. dodatkowo zobowiązany jest do poinformowania o treści niniejszego Regulaminu:
   1. Osoby ubiegające się o zatrudnienie – w ramach informacji udostępnianej takim osobom, np. w ramach Klauzuli Informacyjnej;
   2. Pracowników oraz pracowników tymczasowych, z którymi umowa o pracę została podpisana po wejściu w życie regulacji – w ramach podpisanej z nimi umowy lub w inny przyjęty przez siebie sposób;
   3. Osoby, świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, z którymi stosowne umowy zostały podpisane po wejściu w życie regulacji – w ramach podpisanej z nimi umowy lub w inny przyjęty przez siebie sposób;
   4. Przedsiębiorców, z którymi umowa o współpracy została podpisana po wejściu w życie regulacji – w ramach podpisanej z nimi umowy lub w inny przyjęty przez siebie sposób, np. za pośrednictwem swojej strony internetowej;
   5. Nowo powołanych Prokurentów – w ramach wydanego im upoważnienia lub w inny przyjęty przez siebie sposób;
   6. Nowych Wspólników CSVK  Sp. z o.o. – w ramach podpisanej z nimi umowy o nabyciu udziałów lub w inny przyjęty przez siebie sposób;
   7. Nowo powołanych Członków Zarządu lub członków Rady Nadzorczej – w ramach wydanego im powołania lub w inny przyjęty przez siebie sposób;
   8. Stażystów, wolontariuszy lub praktykantów – w ramach podpisanej z nimi umowy lub w inny przyjęty przez siebie sposób.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
§8

1. CSVK  Sp. z o.o. prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej również: Rejestr), którego wzór określa Załącznik nr 1 do Regulaminu, w którym przetwarza takie informacje jak:
   1. Numer sprawy;
   2. Przedmiot naruszenia;
   3. Dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
   4. Adres do kontaktu sygnalisty;
   5. Datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
   6. Informację o podjętych działaniach następczych; 
   7. Datę zakończenia sprawy.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje przechowywane w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Obowiązki pracowników
§9

1. Pracownicy CSVK  Sp. z o.o. powinni stosować niniejszy Regulamin oraz reagować na potencjalne zachowania i działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej, w tym w szczególności zachowania lub działania dyskryminacyjne, noszące znamiona mobbingu lub inne zachowania lub działania zakazane i odwetowe, szczegółowo opisane w § 10 Regulaminu, w szczególności poprzez:
   1. Podejmowanie działań na rzecz stosowania zasad współżycia społecznego w relacjach z innymi pracownikami, w tym traktowania wszystkich z poszanowaniem ich godności i innych dóbr osobistych oraz unikanie stosowania jakichkolwiek działań/zachowań niepożądanych o charakterze odwetowym;
   2. Reagowanie na obserwowane zachowania niepożądane i odwetowe, w szczególności zachowania dyskryminacyjne lub noszące znamiona mobbingu poprzez wyrażenie sprzeciwu,
   3. Odmowę współudziału lub wspierania działań, których elementem są zachowania o charakterze dyskryminacji, mobbingu lub inne zachowania niepożądane i odwetowe,
   4. Uczestniczenie w szkoleniach o tematyce związanej z przeciwdziałaniem naruszeniom prawa.

V. Zakaz działań odwetowych
§10

1. Wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. Mobbingu lub dyskryminacji;
   15. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   16. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   17. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne,
   18. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   19. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   20. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 2 powyżej.
4. Na CSVK  Sp. z o.o. spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 2 lub w ust. 3 powyżej, nie jest działaniem odwetowym.
5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, postanowienia ust. 1 – 4 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
   1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
   2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności zezwolenia lub ulgi.
7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.
9. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
10. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 9 powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
11. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
12. Nie można zrzec się praw określonych w ramach niniejszego Regulaminu ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia.
13. Ewentualne postanowienia umów o pracę lub innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy lub kształtujących prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
14. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
15. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w ust. 13, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

VI. Sposoby zgłaszania naruszeń prawa
§11

1. W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa sygnalista ma prawo skorzystać z wewnętrznego kanału zgłoszeń udostępnionego przez CSVK  Sp. z o.o.
2. CSVK  Sp. z o.o. zapewnia sygnaliście możliwość dokonania zgłoszenia wyłącznie  pisemnie. Zgłoszenie odbywa się za pośrednictwem specjalnie utworzonego do tego celu adresu mailowego, tj. sygnalisci@csvk.pl
3. Wzór Formularza zgłoszeniowego określa Załącznik nr 2 do Regulaminu.
4. CSVK  Sp. z o.o. wyklucza możliwość dokonania w ramach niniejszego Regulaminu zgłoszeń anonimowych. W przypadku dokonania zgłoszenia w formie anonimowej niezgodnego z trybem wskazanym powyżej, CSVK  Sp. z o.o. usunie takie zgłoszenie z adresu e-mail, a zgłoszenie nie zostanie rozpoznane.   
5. Nieskorzystanie przez osobę zgłaszającą z trybu zgłoszenia wewnętrznego nie uniemożliwia dokonania przez nią zgłoszenia zewnętrznego.

VII. Rozpatrywanie naruszeń

Zespół Przyjmujący Zgłoszenia
§12

1. Formalny tryb postępowania w zakresie zgłoszenia naruszeń prawa z wykorzystaniem kanału zgłoszeń wewnętrznych, o których mowa w § 11 Regulaminu, przewiduje skierowanie go w sposób zautomatyzowany do Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia.
2. Funkcję Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia w ramach niniejszego Regulaminu pełnią Członkowie Załogi CSVK  Sp. z o.o. wyznaczeni przez Członka Zarządu lub Prokurenta i upoważnieni do przetwarzania danych osobowych Sygnalistów.
3. Jeżeli zgłoszenie dotyczy osoby będącej członkiem Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie, zostaje ona automatycznie wyłączona z prac dotyczących weryfikacji tego zgłoszenia. Wyłączenie dotyczy także sytuacji, w której członkiem Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie jest osoba pozostająca z osobą zgłaszającą w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana jest z nim z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec zgłaszającego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu i bezstronności. Na miejsce odwołanego członka Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie, w trybie wskazanym w § 12 ust. 2 Regulaminu powoływana jest inna osoba, w celu uzupełnienia składu Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia.
4. W przypadku ujawnienia się w toku postępowania wyjaśniającego uzasadnionego podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności członka Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie, zostaje on wyłączony z prac dotyczących weryfikacji konkretnego zgłoszenia. Na jego miejsce CSVK  Sp. z o.o. powołuje inną osobę, w celu uzupełnienia składu zespołu, w trybie wskazanym w § 12 ust. 2 Regulaminu.
5. Zespół Przyjmujący Zgłoszenie zobowiązany jest w szczególności do:
   1. Rzetelności i bezstronności w zbieraniu informacji związanych ze zgłoszeniem,
   2. Organizowania i przeprowadzania rozmów wyjaśniających oraz ich protokołowanie,
   3. Zbierania dokumentacji związanej ze zgłoszeniem oraz niezbędnej do prowadzenia postępowania,
   4. Wypracowania stanowiska, zawierającego analizę zdarzeń, dostarczonych dowodów, ocenę zasadności rozpatrywanego zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań,
   5. Przekazania Członkowi Zarządu Raportu zawierającego stanowisko Zespołu wraz z analizą Zgłoszenia, wnioskami i rekomendacjami,
   6. Przekazywania informacji zwrotnej o etapach postępowania zgłaszającemu.

Działanie Zespołu
§13

1. Zadaniem Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie jest podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z osobą zgłaszającą, w tym występowanie o dodatkowe informacje niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia i przekazywanie osobie zgłaszającej informacji zwrotnej.
2. Przekazanie zgłoszenia o naruszeniu skutkuje uruchomieniem trybu formalnego, polegającego na jego rozpoznaniu przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenia.
3. W ciągu 7 dni, licząc od dnia wpływu zgłoszenia,  Zespół Przyjmujący Zgłoszenie potwierdza osobie zgłaszającej otrzymanie zgłoszenia, chyba że zgłaszający uniemożliwił dokonanie takiego potwierdzenia np. nie podając adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną. W przypadku nie pozostawienia przez zgłaszającego takiego adresu, Zespół Przyjmujący Zgłoszenie jest zwolniony z obowiązku przekazania zgłaszającemu informacji zwrotnej. Wzór Potwierdzenia zgłoszenia stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
4. Zespół Przyjmujący Zgłoszenia działa zgodnie z zasadami bezzwłocznego działania, z zachowaniem poufności, obiektywności, bezstronności oraz niezależności, a jego działania ukierunkowane są na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego dotyczącego zgłoszenia naruszenia.
5. Zespół Przyjmujący Zgłoszenie prowadzi postępowanie wyjaśniające i rozpatruje zgłoszenie niezwłocznie, jednak w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące, licząc od dnia jego przyjęcia.
6. Zadaniem Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, na które składa się analiza zdarzeń, ocena zasadności zgłoszenia oraz przygotowanie dla Członka Zarządu - wniosków oraz rekomendacji dotyczących dalszych działań następczych, korygujących i eliminujących naruszenie prawa, o ile zostały potwierdzone.

Postępowanie wyjaśniające
§14

1. Zespół Przyjmujący Zgłoszenia zobowiązany jest do rzetelnego i transparentnego rozpoznania sprawy, a w przypadku braku możliwości podjęcia działań na poziomie wewnątrzzakładowym powiadomić samodzielnie właściwy organ przy wykorzystaniu tzw. kanału zewnętrznego zgłoszenia lub poinformować zgłaszającego o możliwości dokonania zgłoszenia indywidualnego tym trybem.
2. Prowadzona przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenie analiza zdarzeń polega na wysłuchaniu osoby składającej zgłoszenie na jego wyraźnie żądanie, uczestników lub świadków zdarzeń opisanych w zgłoszeniu oraz na analizie dokumentacji np. wiadomości e-mail, wiadomości SMS, pism, zdjęć itp., stanowiących dowody w sprawie naruszeń prawa.
3. Zespół Przyjmujący Zgłoszenie może wnioskować o złożenie wyjaśnień związanych z przedmiotem zgłoszenia przez osoby, których zeznania mogą mieć istotny dla danej sprawy (dalej „świadkowie”).
4. Stawiennictwo świadków na spotkaniu z Zespołem, będących pracownikami, jest obowiązkowe i odbywa się na zasadach polecenia służbowego CSVK  Sp. z o.o. jako Pracodawcy. Wyjaśnienia świadków spisuje się w protokole przesłuchania, który świadkowie po odczytaniu, podpisują.
5. Pracownik może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu z Zespołem Przyjmującym Zgłoszenia okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji Zespół Przyjmujący Zgłoszenia ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.
6. O terminie stawiennictwa Zespół Przyjmujący Zgłoszenia zawiadamia osobę zatrudnioną telefonicznie lub e-mailowo, nie później niż 1 dzień przed planowanym terminem posiedzenia.
7. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania prowadzonego przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, podobnie jak członkowie Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia.
8. Konfrontacja stron, tj. osoby zgłaszającej oraz osoby, która zdaniem zgłaszającego naruszyła prawo, podczas spotkania prowadzonego przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenia, jest możliwa jedynie za zgodą obu stron.
9. W uzasadnionych przypadkach rozpatrywanie zgłoszeń może się odbywać bez konieczności spotkań Zespołu, o ile okoliczność wymagane dla rozpoznania zgłoszenia na to pozwalają.

Raport z postępowania wyjaśniającego
i działania następcze
§15

1. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół Przyjmujący Zgłoszenia, niezwłocznie przedstawia Członkowi Zarządu Raport, który zawiera: zagadnienie będące przedmiotem Zgłoszenia, analizę zdarzeń, ocenę zasadności zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dotyczące dalszych działań następczych, korygujących i eliminujących naruszenie prawa, o ile zostały potwierdzone.
2. Jeżeli zgłoszenie dotyczy Członka Zarządu, Zespół Przyjmujący Zgłoszenia, zobowiązany jest przedstawić Raport, o którym mowa ust. 1, innemu Członkowi Zarządu, a w przypadku jego braku Wspólnikowi lub Wspólnikom CSVK  sp. z o.o.
3. Przy ocenie, czy działanie następcze jest odpowiednie, uwzględnia się w szczególności czynności podjęte w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia naruszenia, w tym, w odpowiednim przypadku, w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom, z uwzględnieniem wagi naruszenia.
4. Za odpowiednie działanie następcze uznaje się także zamknięcie procedury weryfikacji informacji o naruszenia w związku ze stwierdzeniem, że naruszenie miało wyraźnie niewielką wagę i nie wymagało dalszych działań następczych.

VIII. Zasady poufności oraz ochrona danych osobowych
§16

1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Przepisu nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
2. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w ust. 1, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
3. Administratorem danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób, których zgłoszenie naruszenia dotyczy, a także dane osobowe innych osób, które zostaną ujawnione przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenie w ramach podejmowania czynności następczych, jest CSVK  Sp. z o.o.
4. CSVK  Sp. z o.o. uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem osobom nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę danych osobowych oraz ich poufność, w odniesieniu do sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej, biorącej udział w postępowaniu.
5. CSVK  Sp. z o.o. po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Przepisów art. 14 ust. 2 lit. f) RODO, nie stosuje się na mocy art. 14 ust. 5 lit. c) i d) RODO, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
7. Przepisu art. 15 ust 1 lit. g) RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
8. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez CSVK  Sp. z o.o. przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. CSVK  Sp. z o.o. usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania.
9. Osoby wchodzące w skład Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia zobowiązane są do zachowania bezwzględnej poufności w zakresie wszelkich informacji, co do których wejdą w posiadanie w trakcie czynności weryfikujących. Osoby takie podpisują stosowne oświadczenie będące Załącznikiem nr 4 do Regulaminu.
10. Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenie nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań. Powyższe zobowiązanie dotyczy informacji zawartych w prowadzonym rejestrze zgłoszeń.
11. Treść zgłoszenia przekazanego do Zespołu oraz dane pracownika zgłaszającego są objęte poufnością, co oznacza, że nie są udostępniane innym pracownikom ani przełożonym bezpośrednim lub wyższego szczebla.
12. Osoby dokonujące zgłoszenia naruszenia, pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz CSVK  Sp. z o.o. w ramach niniejszej procedury, a także osoby, których dotyczy zgłoszenie, są informowane o możliwości przetwarzania danych osobowych w ramach przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzonych wstępnych lub wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, za pośrednictwem  klauzuli informacyjnej, której wzór określa Załącznik nr 5 do Regulaminu.
13. Osobom wchodzącym w skład Zespołu Przyjmującego Zgłoszenia CSVK  Sp. z o.o. jako administrator danych wydaje stosowne upoważnienia do przetwarzania danych, których wzór określa Załącznik nr 6 do Regulaminu.

IX. Postanowienia końcowe
§17

1. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w CSVK  Sp. z o.o.
2. W pracach dotyczących przygotowania i wdrożenia niniejszego Regulaminu udział wzięli przedstawiciele pracowników CSVK  Sp. z o.o.
3. Wszelkie załączniki do niniejszego Regulaminu stanowią jego integralną część.
4. Niniejszy Regulamin nie wyłącza uprawnień osoby zgłaszającej do dokonania zgłoszenia do właściwego organu władzy publicznej oraz roszczeń na drodze sądowej.
5. Szczegółowe informacje o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego (do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego) zawarte w są w załączniku nr 8 do Regulaminu.
6. Wyciąg przepisów karnych i wykroczeniowych zawartych w Ustawie, zawiera Załącznik nr 7 do Regulaminu.
7. Zgłoszenia, których przedmiotem jest możliwie popełnione przestępstwo, można zgłosić właściwym organom ścigania (Policja, Prokuratura).
8. Treść niniejszego Regulaminu zostaje przez CSVK  Sp. z o.o. upubliczniona za pośrednictwem strony internetowej: https://planetaagd.pl. 
9. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy prawa powszechnego, w szczególności przepisy Ustawy.

X. Załączniki
§18

Załącznik nr 1 Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych 

Załącznik nr 2 Wzór formularza zgłoszeniowego

Załącznik nr 3 Wzór potwierdzenia zgłoszenia 

Załącznik nr 4 Oświadczenie członka Zespołu Przyjmującego Zgłoszenie

Załącznik nr 5 Klauzula Informacyjna

Załącznik nr 6 Upoważnienie do przetwarzania danych

Załącznik nr 7 Informacja – wyciąg z przepisów karnych Ustawy

Załącznik nr 8 Informacja o zgłoszeniach zewnętrznych